Sut rydym yn defnyddio’ch gwybodaeth

 

Hysbysiad preifatrwydd ar gyfer Ysgol Penllwyn ac Ysgol Penrhyn-coch

Mae trin gwybodaeth bersonol yn gywir gan Ysgol Penllwyn ac Ysgol Penrhyn-coch yn bwysig iawn wrth gyflwyno ein gwasanaethau a chynnal hyder y cyhoedd.

Ysgol Penllwyn ac Ysgol Penrhyn-coch yw’r rheolwr data ar gyfer yr wybodaeth bersonol a ddarparwyd gennych. Mae hyn yn golygu mai’r ysgol sy’n pennu’r pwrpasau a’r modd y caiff unrhyw ddata personol sy’n ymwneud â disgyblion a’u teuluoedd, staff a llywodraethwyr ei brosesu.

Data personol yw unrhyw wybodaeth sy'n ymwneud â pherson y gellir ei adnabod yn uniongyrchol neu'n anuniongyrchol o'r wybodaeth. Defnyddir y termau 'gwybodaeth bersonol' a 'data personol' drwy'r hysbysiad preifatrwydd hwn ac mae ganddynt yr un ystyr.

Cynhyrchwyd yr hysbysiad preifatrwydd hwn i esbonio mor glir â phosib yr hyn a wnawn gyda'ch data personol.

 

1. Y dibenion yr ydym yn defnyddio'ch data personol ar eu cyfer

Fel rheolwyr data, mae'r ysgol yn defnyddio'r wybodaeth a dderbyniwyd at y dibenion isod:

• At ddibenion adrodd ar berfformiad ysgolion;
• Adrodd ar berfformiad ysgolion;
• Rhoi cyfleoedd dysgu i ddysgwyr, gan gynnwys teithiau ysgol a llwyfannau dysgu megis Hwb;
• Darparu prydau ysgol am ddim;
• Cefnogi anghenion iechyd gan gynnwys cyflyrau meddygol, alergeddau;
• Darparu cludiant;
• Cefnogi anghenion ehangach disgyblion, megis anghenion dysgu ychwanegol, iechyd meddwl, lles a chefnogaeth gyrfaoedd.

Ni fydd unrhyw ddata byth yn cael ei gyhoeddi a fyddai'n galluogi adnabod disgyblion unigol.

 

2. Pam rydym yn casglu a defnyddio eich gwybodaeth?

Mae gan Ysgol Penllwyn ac Ysgol Penrhyn-coch yr hawl cyfreithiol i gasglu a defnyddio data personol sy’n ymwneud â disgyblion a’u teuluoedd, a gallwn hefyd dderbyn gwybodaeth perthnasol o’u ysgol blaenorol, yr ALl a/neu Llywodraeth Cymru. Rydym yn casglu a defnyddio data personol er mwyn cwrdd â gofynion cyfreithiol a diddordebau cyfiawn fel y’u pennir yn y Rheoliad Diogelu Data Cyffredinol (GDPR) a’r Ddeddf Diogelu Data 2018, sy’n cynnwys y rheiny sy’n berthnasol i’r canlynol:

• Erthygl 6 ac Erthygl 9 o’r GDPR;
• Deddf Addysg (Cymru) 2014;
• Rheoliadau Gwybodaeth am Ddisgyblion (Cymru) 2011.

 

3. Pa fath o wybodaeth ydym ni'n ei ddefnyddio?

Rydym yn casglu'r mathau canlynol o ddata personol amdanoch i gyflwyno'r gwasanaeth hwn:

• Enw;
• Cyfeiriad;
• Dyddiad Geni;
• Rhyw;
• Anghenion Addysgol Arbennig;
• Cofnodion asesiadau a phresenoldeb
• Rhif Ffôn;
• Cyfeiriad ebost;
• Cyfansoddiad eich teulu;
• Delweddau / ffotograffau;
• Gwybodaeth am eich iechyd;
• Eich tarddiad hiliol neu ethnig;
• Eich crefydd;
• Eich defnydd o iaith;
• Data biometrig (mewn rhai ysgolion ar gyfer arlwyo heb arian);
• Cofnodion cyflogeion.

 

4. A ydyn ni'n defnyddio gwybodaeth a dderbynnir o ffynonellau eraill?

I ddarparu'r gwasanaeth hwn, rydym yn casglu gwybodaeth yn uniongyrchol oddi wrthych ond efallai y byddwn hefyd yn derbyn gwybodaeth o'r ffynonellau canlynol:

• Athrawon;
• Cyngor Sir Ceredigion;
• Byrddau Cymhwyster.

Gellir cael y mathau canlynol o ddata personol, yn dibynnu ar eich amgylchiadau:

• Canlyniadau asesiadau / profion;
• Canlyniadau TGAU, Safon Uwch neu gyfwerth;
• Gwybodaeth ar les / presenoldeb / gwaharddiadau.

 

5. Trosglwyddo'ch gwybodaeth dramor

Ni chaiff eich gwybodaeth ei drosglwyddo y tu allan i'r Undeb Ewropeaidd.

 

6. Pwy sydd â mynediad at eich gwybodaeth?

Efallai y byddwn yn rhannu'ch gwybodaeth gyda'r derbynwyr canlynol, yn dibynnu ar eich amgylchiadau:

• Llywodraeth Cymru;
• Cyngor Sir Ceredigion;
• ERW (consortiwm addysg rhanbarthol);
• Gyrfa Cymru;
• GIG;
• Unrhyw gorff a gydnabyddir gan Y Swyddfa Rheoleiddio Cymwysterau ac Arholiadau (Ofqual) mewn perthynas â'r dyfarniad neu ddilysu cymhwyster penodedig neu ddisgrifiad o'r cymhwyster;
• Cwmnïoedd sy'n darparu llwyfannau addysgol i greu cyfrifon dysgwr i gael mynediad i'w llwyfannau meddalwedd;
• Adnoddau dysgu addysgol eraill y mae'r ysgol yn eu defnyddio i wella profiad dysgu'r disgybl;
• Rhieni / Gwarcheidwaid.

Bydd yr ysgol ond yn darparu data i sefydliad arall at ddiben penodol ac am gyfnod cyfyngedig, ac ar ôl hynny rhaid i'r sefydliad gadarnhau ei bod wedi'i ddinistrio. Rhaid i unrhyw ddadansoddiadau a gynhyrchir ddilyn rheolau datgelu Llywodraeth Cymru i sicrhau na ellir adnabod disgyblion unigol.

Fodd bynnag, mae sefyllfaoedd penodol lle mae'n bosib y bydd gofyn i ni ddatgelu gwybodaeth amdanoch chi, megis:

• Lle mae'n ofynnol i'r ysgol ddarparu'r wybodaeth yn ôl y gyfraith;
• Lle mae angen datgelu'r wybodaeth i atal neu ganfod trosedd;
• Pan fo datgeliad o fewn buddiannau hanfodol y person dan sylw.

 

7. Am ba hyd y byddwn yn cadw'ch gwybodaeth?

Bydd yr ysgol yn cadw cofnod disgybl llawn nes bydd y disgybl yn gadael yr ysgol (ar gyfer ysgolion cynradd) neu hyd at ben-blwydd y plentyn yn 25 oed (ar gyfer ysgolion uwchradd a chanol) neu hyd at y meini prawf sy'n sail i'r rheoliad statudol, yn unol â Chanllawiau Cadw Cyngor Ceredigion. Efallai y bydd gan ddata arall gyfnodau cadw gwahanol y gellir eu canfod yn yr "Atodlen Cadw Data ar gyfer Ysgolion a'r ALl". Ar ôl y pwynt hwn, bydd y data yn cael ei wneud yn ddienw yn unol ag arferion gorau ac yn cael ei ddefnyddio at ddibenion ystadegol ac ymchwil yn unig.

 

8. Eich hawliau dan y Ddeddf Diogelu Data (2018) & GDPR

Mae gennych yr hawl i:

• Gael mynediad at y data personol y mae'r ysgol yn ei brosesu amdanoch chi;
• Cael unrhyw wybodaeth anghywir neu anghyflawn wedi'i gywiro;
• Tynnu’n ôl eich caniatâd i brosesu, lle mai dyma'r unig sail ar gyfer y prosesu;
• Gwneud cwyn i Swyddfa'r Comisiynydd Gwybodaeth (ICO), y corff annibynnol yn y DU sy'n diogelu hawliau gwybodaeth.

Mewn rhai amgylchiadau, efallai bod gennych yr hawl i:

• Wrthwynebu prosesu eich gwybodaeth bersonol;
• Dileu eich data personol;
• Cyfyngu prosesu eich gwybodaeth bersonol;
• Cludadwyedd data (sy'n rhoi'r hawl i chi dderbyn data personol yr ydych wedi'i ddarparu i'r ysgol mewn fformat strwythuredig, a ddefnyddir yn aml ac sydd ar ffurf y gall peiriant ei ddarllen).

 

 

9. Manylion cyswllt

Am fwy o wybodaeth ynglŷn â'r hysbysiad preifatrwydd hwn a'ch hawliau, cysylltwch â:

Swyddog Diogelu Data

Gwasanaethau Dysgu

Cyngor Sir Ceredigion

Canolfan Rheidol

Rhodfa Padarn

Llanbadarn Fawr

Aberystwyth

SY23 3UE

 

E-bost: servicedesk@cerenet.org.uk

Ffôn: 01970 63 3678

 

Mae manylion cyswllt Swyddfa'r Comisiynydd Gwybodaeth ynghyd â chanllawiau pellach ar ddeddfwriaeth Diogelu Data i'w gweld ar wefan yr ICO:

www.ico.org.uk